Packing list: cos'è, come si compila, esempio e differenza con DDT

SABATO, 31 OTTOBRE 2026

La distinta dei colli spiegata a chi importa: cosa deve contenere, come si distingue da fattura commerciale e DDT, i pesi da controllare per la VGM, il marchio ISPM 15 sui pallet e un esempio completo con 200 cartoni.

La packing list è la distinta dei colli di una spedizione: elenca, collo per collo, che cosa contiene ogni cartone o pallet, quanti pezzi, con quali pesi e misure. Non riporta prezzi, e per questo accompagna la fattura commerciale invece di sostituirla.

In italiano si chiama anche distinta colli o distinta di imballaggio, ma nel commercio con la Cina e con l'Asia si usa quasi sempre il termine inglese. Questa guida spiega che cosa deve contenere, in che cosa differisce dalla fattura e dal DDT, quali numeri vanno controllati prima dell'imbarco, come si compila passo per passo e quali errori fanno perdere tempo in dogana o in magazzino.

Packing list: cos'è e a cosa serve

La prepara di solito il fornitore, al momento dell'imballaggio, e la consegna insieme agli altri documenti di spedizione. La usano in molti lungo la catena: lo spedizioniere per prenotare lo spazio e calcolare i costi, il vettore per caricare, lo spedizioniere doganale per preparare la dichiarazione, il magazzino di destinazione per ricevere la merce e verificarla, l'importatore per controllare che sia arrivato tutto.

Sul piano formale il Codice doganale dell'Unione non la elenca fra i documenti obbligatori. Nella pratica, però, la maggior parte delle autorità doganali la chiede come documento di accompagnamento della dichiarazione, perché permette ai funzionari di individuare e controllare la merce senza aprire ogni collo. Senza una packing list chiara, un controllo fisico rischia di diventare uno svuotamento completo del container, con tempi e costi di sosta a carico di chi importa.

Cosa deve contenere una packing list

Non esiste un modello unico imposto per legge: ogni fornitore usa il proprio, spesso in Excel. Le voci che non possono mancare sono però sempre le stesse, e conviene chiederle per iscritto già nell'ordine:

Riferimenti: numero e data della packing list, numero della fattura commerciale e dell'ordine d'acquisto a cui si riferisce.
Parti: mittente e destinatario con indirizzi completi, più eventuale notify party se la spedizione è marittima.
Merce per collo: descrizione, codice articolo, quantità di pezzi in ogni cartone o pallet e numerazione progressiva dei colli.
Pesi e misure: peso netto e peso lordo di ogni collo, dimensioni esterne in centimetri e volume in metri cubi.
Totali e marcature: numero totale dei colli, peso netto e lordo complessivi, volume complessivo e marche riportate sui cartoni.

Molti importatori aggiungono il codice doganale delle merci, il Paese d'origine, il numero del container e del sigillo. Non sono indispensabili in ogni caso, ma rendono la packing list coerente con la dichiarazione doganale e con la polizza di carico, e riducono le domande dello spedizioniere.

Packing list e fattura commerciale: cosa cambia

La fattura commerciale è il documento di valore: dice quanto costa la merce, in quale valuta, con quale Incoterm e quali condizioni di pagamento. Su quel valore la dogana calcola dazi e IVA all'importazione. La packing list è il documento fisico: dice come la merce è divisa nei colli, quanto pesa e quanto spazio occupa, e di norma non riporta prezzi.

I due documenti devono raccontare la stessa spedizione. Le quantità di ogni articolo, il numero dei colli e i riferimenti devono coincidere: se la fattura dice 1.200 pezzi e la packing list ne somma 1.180, lo spedizioniere doganale deve chiarire la differenza prima di presentare la dichiarazione, e un controllo può trovare merce che non corrisponde ai documenti. Quando il pagamento avviene con lettera di credito e il credito richiede la packing list, la banca la esamina insieme agli altri documenti, e un'incoerenza fra i due può diventare una discrepanza.

Packing list e DDT: differenza

La domanda torna spesso perché i due documenti sembrano simili: entrambi accompagnano la merce e ne descrivono la quantità. Hanno però origine e funzione diverse. Il DDT, documento di trasporto, è una regola fiscale italiana: è stato introdotto dal DPR 472 del 1996 al posto della vecchia bolla di accompagnamento e serve soprattutto per la fatturazione differita. Deve contenere un numero progressivo, la data di consegna o spedizione, i dati di cedente e cessionario e dell'eventuale vettore, e la descrizione di natura, qualità e quantità dei beni. Quando si usa per la fattura differita, la fattura va emessa entro il giorno 15 del mese successivo alla consegna.

La packing list non ha una base fiscale: è un documento commerciale e logistico, nato per il trasporto internazionale, che descrive l'imballaggio collo per collo. Per questo una non sostituisce l'altro. Il fornitore cinese emette la packing list; il DDT entra in gioco dopo lo sdoganamento, quando la merce viaggia in Italia dal porto o dal magazzino al cliente finale, e lo emette chi la cede o la trasferisce sul territorio nazionale.

Pesi, volumi e VGM: i numeri da controllare

I pesi e i volumi della packing list non sono un dettaglio. Il volume in metri cubi decide quanto si paga una spedizione in groupage o per via aerea, e se la merce entra in un container da 20 o da 40 piedi. Il peso lordo deve essere coerente con quello che verrà dichiarato al vettore.

Dal 1° luglio 2016 la convenzione internazionale SOLAS impone che ogni container pieno abbia una massa lorda verificata, la VGM, prima di essere caricato sulla nave. La responsabilità è di chi spedisce, che la ottiene in uno di due modi: pesando il container riempito con strumenti tarati e certificati, oppure pesando tutti i colli e i materiali di imballaggio, stivaggio e fissaggio e sommandoli alla tara del container, con un metodo approvato dall'autorità del Paese in cui il container è stato riempito. Una stima non basta: senza VGM il container non deve essere imbarcato. La packing list non è la dichiarazione VGM, ma se i suoi pesi lordi sono sbagliati il secondo metodo parte da numeri sbagliati, e la differenza con la pesata emerge in porto.

Imballi in legno e marcature dei colli

Se la merce viaggia su pallet o in casse di legno massiccio, la packing list dovrebbe dirlo, perché l'imballo in legno segue la norma fitosanitaria internazionale ISPM 15. Con il trattamento termico, sigla HT, il legno deve raggiungere almeno 56 gradi per almeno 30 minuti continuativi in tutto lo spessore, compreso il cuore. Il marchio impresso sull'imballo riporta il simbolo IPPC, il codice del Paese, il codice del produttore o del centro di trattamento e la sigla del trattamento. Un pallet senza marchio può essere respinto o fatto trattare a spese di chi importa.

Le marche sui cartoni, chiamate anche shipping marks, sono l'altro ponte fra documento e merce: nome o sigla del destinatario, numero d'ordine, numero del collo sul totale (per esempio 15/200), pesi e indicazioni di movimentazione. Devono essere identiche a quelle scritte nella packing list, altrimenti in magazzino nessuno riesce ad abbinare il collo alla riga del documento.

Esempio pratico di packing list

Un esempio con numeri ipotetici, per mostrare come si costruiscono i totali. Un'azienda importa dalla Cina 1.200 lampade da tavolo, imballate 6 per cartone: i cartoni sono quindi 200. Ogni cartone misura 50 x 40 x 35 centimetri, cioè 0,07 metri cubi; il volume dei soli cartoni è 200 x 0,07 = 14 metri cubi. Ogni lampada pesa 1,8 chili, quindi il peso netto per cartone è 10,8 chili; con imballo interno e cartone il peso lordo per collo sale a 12,3 chili.

I totali della packing list diventano: 200 colli, 2.160 chili netti, 2.460 chili lordi, 14 metri cubi. Se i cartoni viaggiano su 10 pallet da 20 cartoni ciascuno, con pallet in legno da 20 chili, il peso lordo sale a 2.660 chili e il volume va ricalcolato sull'ingombro del pallet: a 120 x 80 x 190 centimetri sono 1,82 metri cubi per pallet, oltre 18 metri cubi in tutto. È la differenza fra una quotazione in groupage fatta sui cartoni e una fatta sui pallet, e conviene saperlo prima di chiedere i prezzi del trasporto.

Come si compila: i passaggi da seguire

Chi riceve la packing list dal fornitore non deve compilarla, ma deve sapere come va fatta per controllarla. La sequenza utile è questa:

Partire dall'ordine e dalla fattura: stessi riferimenti, stessi codici articolo, stesse quantità.
Numerare i colli in modo progressivo e indicare per ognuno contenuto, pezzi, peso netto, peso lordo e dimensioni.
Calcolare i totali e verificare che la somma dei pezzi per collo dia la quantità della fattura.
Riportare le marche dei cartoni, il tipo di imballo e, se c'è legno, il riferimento al trattamento ISPM 15.
Confrontare la bozza con polizza di carico o lettera di vettura e farla correggere prima dell'imbarco, non dopo.

Il momento giusto per chiedere la bozza è prima che la merce lasci la fabbrica: dopo l'imbarco ogni correzione richiede documenti nuovi, e spesso nuove comunicazioni a vettore e spedizioniere.

Errori frequenti nella packing list

Gli errori ricorrenti sono pochi e prevedibili. Quantità che non tornano con la fattura, spesso perché il fornitore ha spedito un saldo parziale senza aggiornare i documenti. Pesi copiati dalla scheda prodotto invece che pesati, così il peso lordo ignora imballo e pallet. Volumi calcolati sui cartoni quando la merce viaggia pallettizzata. Descrizioni generiche come «accessori» o «parti», che obbligano la dogana a chiedere chiarimenti. Marche diverse da quelle stampate sui cartoni.

Ognuno di questi errori si vede a tavolino, confrontando bozza, fattura e ordine, e costa poco correggerlo prima della partenza. Lo stesso errore scoperto in porto costa giorni di sosta del container e, nei casi peggiori, un controllo fisico completo.

La packing list nelle importazioni dalla Cina

Con La Merce la packing list viene controllata in fabbrica, prima della chiusura del container: pezzi per cartone, pesi lordi pesati e non stimati, marche identiche sui colli e sul documento, marchio ISPM 15 sui pallet, così che fattura, packing list e polizza di carico raccontino la stessa spedizione quando arrivano in dogana.